framedesignlab.com

Управление рабочим процессом - важнейший аспект бизнес-операций. Это особенно актуально для организаций, работающих круглосуточно и без выходных, например, для тех, кто занимается электронной коммерцией. Как никогда ранее, сотрудники несут ответственность за рабочие процессы с использованием мобильных подключений, таких как портативные компьютеры и смартфоны. Растущее использование автоматизированных систем отслеживания на базе компьютеров и Интернета привело к значительным изменениям в процедурах обработки заказов, которые формально были бумажными. У сотрудников теперь есть более эффективные способы отслеживания потока заказов на выполнение работ, что увеличивает способность организаций оперативно реагировать на потребности клиентов.

1

Определите стандартные действия, необходимые для выполнения различных категорий заказов в вашей организации. Создайте визуальную диаграмму рабочего процесса, которая иллюстрирует входы и выходы, необходимые для обработки типичного заказа. Это система рабочего процесса, основанная на деятельности, которая переключает мышление с конечных результатов отдельных лиц на координацию рабочих действий отдельных лиц.

2

Создайте систему календарного планирования для заказов на работу. Последовательность заданий используется компанией для приоритезации заказов на работы и определения того, какое задание будет отведено в графике обработки заказов. Используются различные методы планирования, такие как «самый ранний срок», «максимальное время обработки», «кратчайшее время обработки», «первый пришел, первый обслужил» и «предпочтительный заказ клиента». Правила рабочего задания также должны определять, когда использовать категорию "срочного" заказа. Определите наилучшее правило последовательности заданий для использования на основе конкретной бизнес-стратегии организации.

3

Разработайте систему учета рабочего времени, которая фиксирует время получения рабочих заданий. Требовать от персонала, принимающего заказы, вводить информацию о времени, которая устанавливает ответственность для тех, кому поручен заказ, на протяжении всего процесса обработки заказа. Он также предоставляет данные, которые можно использовать для оценки среднего количества времени, необходимого для обработки заказа в каждой точке рабочего процесса.

4

Установите систему регистрации и уведомления сторон о задержках или сбоях в обработке заказов. Включите описательную информацию о причинах задержек с рабочими заданиями, например о времени простоя оборудования и других показателях. Это добавляет к истории заданий для каждого заказа и служит полезной информацией при оценке эффективности бизнеса.

5

Разработайте системы отчетности, которые можно экспортировать на основе определенных факторов, связанных с обработкой заказа. Например, отчеты об обработке заказов могут быть созданы по дате заказа, дате завершения или работнику. Разрабатывайте и публикуйте отчеты об отслеживании рабочего времени для данного заказа для проверки и оценки заинтересованными сторонами, участвующими в процессе выполнения рабочего задания.