framedesignlab.com

Процесс расчета заработной платы в любой компании начинается с получения необходимых документов от сотрудников. Отдел кадров направит внутреннюю форму или копию письма с принятым предложением вместе с соответствующими документами в отдел расчета заработной платы. Как только этот процесс будет подтвержден как завершенный, может начаться запись информации о сотрудниках и могут начаться расчеты для периода заработной платы. Вся эта информация хранится на строго конфиденциальной основе в служебном порядке и хранится под замком.

Проверка права на трудоустройство

В ведомстве заработной платы форма о приеме на работу часто называется формой I-9. Каждый нанятый сотрудник должен заполнить эту форму и предоставить подтверждающую документацию, подтверждающую право на работу в Соединенных Штатах. Форма I-9, предоставляемая для загрузки Службой гражданства и иммиграции США, требует наличия двух проверяемых форм идентификации из заранее составленного списка приемлемых документов. Работодатели США должны хранить форму I-9 в файле заработной платы или кадровых ресурсов сотрудника. Работодатель должен проверить представленные формы идентификации и убедиться в их законности. Формы должны храниться в течение одного года после прекращения действия для проверки уполномоченными должностными лицами правительства США по запросу.

Определение налоговых вычетов

Сотрудники заполняют форму W-4, когда они вновь нанимаются или вносят изменения в свои налоговые вычеты, и указывают свой номер социального страхования для расчета заработной платы. Эта форма хранится в файле с ведомостью заработной платы и обычно требует ежегодного обновления, если не вносятся никакие изменения. Рекомендуется, чтобы сотрудники предоставляли обновленные формы W-4, когда налоговая служба обновляет форму, которая доступна бесплатно на ее веб-сайте. Сотрудники выполняют расчеты рабочего листа, чтобы определить размер удерживаемых надбавок, подписывают и датируют его, прежде чем передать его в отдел расчета заработной платы или кадровые ресурсы. Эта форма позволяет отделу расчета заработной платы определять количество удержаний и налоговый статус сотрудника, холостого или женатого, при расчете удержаний из заработной платы.

Письмо с предложением

В зависимости от внутренней структуры компании отдел кадров или менеджер сотрудника представит копию подписанного письма с предложением или другую форму, чтобы предоставить платежную ведомость с указанием статуса сотрудника, почасовой или ежемесячной заработной платы сотрудника и льгот, по которым сотрудник соответствует требованиям. В этой форме или письме должно быть указано, освобожден ли сотрудник от уплаты налогов или не освобожден, поскольку сотрудники, не освобожденные от уплаты налогов, имеют право на сверхурочную работу. Для освобожденных сотрудников не должны подаваться табели учета рабочего времени, а заработная плата рассчитывается одинаково для каждого завершенного периода заработной платы.

Информация о записи

После получения всей необходимой документации для тех компаний, которые используют программное обеспечение для расчета заработной платы, каждый новый сотрудник должен быть введен в систему расчета заработной платы. Система будет хранить всю необходимую информацию, включая номер социального страхования сотрудника, почасовую или годовую зарплату сотрудника, количество удерживаемых удержаний, указанное сотрудником в форме W-4 IRS, и статус удержания сотрудника, например холост или женат. . Также вводится информация о льготах, которая может включать взносы как работодателя, так и работника. Право на участие в специальной программе, такое как планы кафетерия, медицинские удерживаемые счета и любые вычеты в размере 401 тыс., Также включены, если они соответствуют критериям. Если сотрудник не сдал форму IRS W-4, в платежной ведомости необходимо рассчитать налоговые удержания по более высокой единой ставке.