framedesignlab.com

Планируя развлечение для конференции, помните, что только часть цели мероприятия - развлечь посетителей. В дополнение к тому, чтобы сделать мероприятие приятным, вы должны сделать его коммерческим аргументом, который привлечет посетителей и предоставит возможности для нетворкинга и ведения бизнеса. Не планируйте конференц-зрелище на пустом месте - поработайте с организатором мероприятия, чтобы определить, какие элементы будут соответствовать цели конференции.

Узнай цель

Первый шаг в планировании развлечения для конференции - понять, почему группа, проводящая собрание, хочет развлечения. Развлечения могут быть значительными расходами для конференции, поэтому, вероятно, основная цель - привлечь больше посетителей. Другой целью может быть предоставление участникам возможности пообщаться за пределами семинара и выставки.

Знай аудиторию

Ваш выбор развлечений будет зависеть от вашей аудитории. Если это группа людей старшего возраста, вам может потребоваться более традиционная обстановка, а не громкая музыка, мигающие огни или ультрасовременный декор. Молодым зрителям больше понравится клуб, модный бар или ресторан. Сделайте свой сайт интересным для супругов, если они будут его посещать и если увеличение посещаемости является одним из ключевых факторов вашего мероприятия.

Изучите тему

Если у конференции есть тема, привяжите развлекательное мероприятие к теме. Если тема конференции вращается вокруг спорта, проведите мероприятие в спортзале местной средней школы с оркестром старичков, чтобы создать классный прыжок. Если тема морская, закажите коктейльный круиз. Связывание вашего мероприятия с темой конференции помогает создать преемственность и показывает, что вы работаете с организацией для достижения цели конференции.

Выберите место проведения

Если цель развлечения - увеличить посещаемость, выберите место, которое заинтересует гостей, ищите сайты, которых они не могут найти дома. Устройте коктейльную вечеринку в местном музее или ботаническом саду. Отведите гостей в ресторан в исторической части города, о которой они слышали раньше. Не выбирайте громкий сайт, если сетевое взаимодействие критично. Сделайте так, чтобы добраться было легко, договорившись об автобусе или трансфере, если до места не дойти пешком или погода будет плохой.

Логистика

Узнайте, каков ваш бюджет, чтобы определить, сколько вы можете потратить на еду и напитки, транспорт, аренду комнаты, аудиовизуальные материалы и украшения. Свяжитесь с потенциальными площадками и узнайте стоимость аренды комнаты, еды и напитков и AV. Обсудите свой контракт, ища самые низкие гарантии, пока вы не получите лучшее представление о вашей посещаемости. Многие сайты запрашивают минимальное количество еды и напитков с окончательной гарантией за 24–48 часов до мероприятия.