framedesignlab.com

Процедуры выставления счетов и бухгалтерского учета в офисе важны для того, чтобы все было прямо и без путаницы. Если каждый служащий решит поступать по-своему, довольно скоро у вас в руках будет большой беспорядок. Бухгалтерские процедуры придают процессам структуру и организацию. Например, если у компании есть процедура оплаты счетов каждый вторник, то счета оплачиваются по вторникам независимо от того, кто это делает. Процедура не понаслышке; это бизнес-правило. Малые предприятия могут усилить свои процедуры, сделав их более эффективными и полезными при управлении фирмой.

1

Определите свои риски и слабые места. Чтобы улучшить процедуры бухгалтерского учета и выставления счетов, вам необходимо определить области, которые требуют улучшения - это может быть непростой задачей. Вам нужно будет проанализировать, в чем заключаются проблемы, часто не очевидные. Вам нужно будет наблюдать и искать узкие места в задачах бухгалтерского учета, а также риски мошенничества и ошибок. Например, вы можете заметить, что ваш сбор дебиторской задолженности слишком медленный. Это может быть потому, что счета отправлены слишком поздно, или потому, что счета сбивают с толку, или может быть потому, что вам нужно начать принимать платежи по кредитным картам. Или потому, что кто-то «занимал» средства у вашего бизнеса. Может быть, причина медленной оплаты заключается в том, что почта не открывается быстро каждый день. Выявить проблемы и то, что их скрывает, может быть непросто.

2

Помните о системе сдержек и противовесов. Часто самый быстрый способ решения проблемы может оказаться не лучшим, поскольку он может устранить процессы «сдержек и противовесов». Например, человек, выставляющий счет, не должен получать платежи. Это базовая концепция «сдержек и противовесов», известная как разделение обязанностей. Если один и тот же человек выставляет счет и получает средства и возникает ошибка, ее можно скрыть или вообще пропустить. Если лицо, выставляющее счет, крадет средства, его трудно поймать, потому что он выполняет все функции в рамках процесса, а это плохая идея. По крайней мере, два человека участвуют в основных бухгалтерских процессах получения денег и оплаты счетов.

3

Поговорите с клиентами и поставщиками о счетах и ​​других вопросах. Приветствуются отзывы или жалобы - обычно они указывают на необходимость изменения определенных процедур. Рассматривайте обиды людей и ищите закономерности. Например, когда слишком много людей жалуются на отношение лица, занимающегося вашей дебиторской задолженностью, может потребоваться его обучение и усовершенствование процедур, включая телефонный этикет и ожидания.