framedesignlab.com

Как владелец малого бизнеса, ваши клиенты составляют основу вашего бизнеса. Без них успех недостижим. Когда ваши клиенты делают запрос, они ожидают, что вы выполните его как можно лучше. Запросы на обслуживание бывают разных форм, например, для покупки материальных ценностей, заключения с вами контракта на оказание услуг или подачи жалобы на ваши продукты или услуги. Чтобы помочь своим клиентам в эффективном обслуживании, разработайте систему, позволяющую отслеживать их запросы.

1

Создавайте индивидуальные файлы на жестком диске вашего компьютера для каждого из ваших клиентов. Например, создайте папку на диске C и назовите ее «Текущие запросы на обслуживание». В этой папке создайте файлы для каждого из ваших клиентов и пометьте их соответствующим именем клиента. Создайте еще одну папку на диске C и назовите ее «Закрытые запросы на обслуживание». Создавайте индивидуальные файлы для каждого из ваших клиентов в папке «Закрытые».

2

Разработайте шаблон запроса на обслуживание с помощью электронной таблицы или текстового редактора. Напечатайте «Запрос на обслуживание» жирным шрифтом по центру страницы. Через пару пробелов слева от страницы укажите название вашей компании, адрес, номер телефона и адрес электронной почты. Поместите данные клиента справа. Это включает имя клиента, адрес, номер телефона и адрес электронной почты.

3

Сделайте необходимые столбцы под заголовком и назначьте заголовки, относящиеся к запросу на обслуживание. Например, заголовки могут гласить: «Дата запроса», «Запрос сделан» и «Описание». Выделите достаточно места для столбца «Описание», чтобы можно было вводить подробную информацию по мере необходимости.

4

Нарисуйте поле «Комментарии» внизу страницы слева. В разделе «Комментарии» укажите дополнительную информацию о запросе, например, как он будет обрабатываться, и предполагаемый график времени. В правом нижнем углу страницы нарисуйте линию и введите под ней «Принято» для человека, который отправит запрос напишите его имя. Под этой строкой создайте еще одну строку и введите «Дата завершения».

5

Сохраните запрос в папке «Текущие запросы на обслуживание» под соответствующим именем файла. Как только запрос будет обработан, свяжитесь с клиентом, чтобы узнать, удовлетворен ли он. Если да, введите дату завершения в запросе на обслуживание и сохраните документ в папке «Закрытые запросы на обслуживание» в соответствующем файле. В целях резервного копирования и повышения надежности вашей файловой системы создайте две папки с бумажными копиями: одну для «Текущих запросов на обслуживание», а другую - для «Закрытых запросов на обслуживание». Разместите каждый бумажный документ в алфавитном порядке в соответствующей папке.