Как оптимизировать свой бизнес с помощью умных процедур и технологий
Если вы ищете способы оптимизировать операции своего бизнеса, начните с изучения ключевых областей, в которых технологии и улучшенные системы могут сэкономить вам деньги. Будь то бухгалтерский учет, связь или управление сотрудниками, технологии и интеллектуальные процедуры могут использоваться не только для экономии времени и денег, но и для синхронизации операций, что повышает эффективность бизнеса.
Телефонная система
Коммуникации необходимы на каждом рабочем месте. Внимательно посмотрите на свою старую телефонную систему - возможно, пришло время обновить ее. Новые программные телефонные системы, использующие Интернет и технологию передачи голоса по Интернет-протоколу, могут сделать ваш бизнес более эффективным. Эти системы поставляются с функциями, которые включают музыку в режиме ожидания, ящики голосовой почты, которые можно изменить, и переадресацию вызовов, а также позволяют вам войти в систему, чтобы отвечать на звонки из дома. Самое приятное то, что ежемесячная стоимость обслуживания программного телефона позволяет многим компаниям значительно сэкономить.
Программное обеспечение и передача заказов
Если у вас есть торговые представители, сотрудники службы доставки или сотрудники в дороге, программное обеспечение, которое принимает входящую активность и отправляет текстовые сообщения, чтобы предупредить их, поддерживает активность. Программы, которые могут преобразовывать приказы или действия в текстовые сообщения для сотрудников, которые находятся вне офиса, устраняют необходимость в дополнительном шаге их вызова и задержки, которые могут возникнуть при передаче информации. Это экономит время и деньги, а также улучшает обслуживание клиентов.
Внутренние коммуникации
Такие службы, как Cisco WebEx и GoToMeeting, позволяют проводить собрания через Интернет, в то время как вы можете использовать функции видеозвонков Google Talk или Skype для личного общения с клиентами или поставщиками. Встречи и конференц-звонки могут быть легко инициированы и проведены без особого уведомления благодаря сервисам, которые теперь доступны. Эти услуги устраняют необходимость в обучении и позволяют сосредоточить усилия персонала с минимальными потерями времени.
Бухгалтерский учет
Программное обеспечение, которое регистрирует почасовых сотрудников, значительно оптимизирует начисление заработной платы и сокращает потери, возникающие из-за того, что сотрудники уходят рано или приходят поздно. Если ваша компания принимает заказы на продукты на веб-сайте и внутри компании, данные должны синхронизироваться. Система, которая переносит активность веб-сайта во внутреннюю систему приема заказов, решает эту проблему и предотвращает ошибки или дублирование.
Обработка наличных денег и платежей
Чтобы ограничить кражи и потери, назначьте как можно меньше людей для обработки наличных денег и постарайтесь вывести наличные из уравнения, принимая больше кредитных карт. Технологии позволили использовать смартфон или планшет для записи транзакций по кредитным картам. Многие доступные сейчас комбинации приложений и программного обеспечения, включая Intuit Go Payment, PayPal Here и Square, могут превратить мобильные устройства в терминалы для кредитных карт.
Управление персоналом
Программное обеспечение для планирования, такое как ShiftPlanning, TimeForce или WhenToWork, - хорошее начало для того, чтобы рабочие смены были заполнены, а доступность была актуальной. Время, потраченное на заполнение смен на лету, может замедлить бизнес и замедлить рост. Устранение пары ежемесячных ошибок или конфликтов планирования может легко покрыть расходы на программное обеспечение для планирования.
