framedesignlab.com

Как бы вам ни хотелось верить, что вы живете в полностью цифровую эпоху, каждый день по-прежнему используется множество бумажных документов. Большинство контрактов требуют оригинальных подписей чернилами, счета-фактуры и упаковочные листы печатаются и отправляются с каждым заказом, а тендерные документы обычно печатаются и переплетаются в книгу. Вам нужно использовать идеи для хранения и организации документов, чтобы обеспечить легкий доступ к важным документам.

Архивирование

Если вы позволите вашим активным файлам смешиваться с вашими заархивированными файлами, это может сделать поиск текущих документов более трудным, чем это должно быть. Создайте две файловые системы в своем картотеке. Сделайте верхнюю часть вашего кабинета активными файлами, а нижнюю часть - вашими заархивированными файлами. Для ваших архивных файлов обычно требуется больше места, поэтому оставьте больше места в шкафу для хранения этих файлов. Разместите активные файлы вверху шкафа для легкого доступа, а архивные файлы - внизу.

Цветовое кодирование

Когда вы смотрите на ящик картотеки, полный манильских папок, они все начинают выглядеть одинаково. Один из способов упростить поиск нужного файла - это использовать систему цветового кодирования в папках с файлами. Вы можете купить цветные наклейки для папок с файлами в любом магазине канцелярских товаров. Вы можете использовать цвета для обозначения различных отделов, отличать финансовые файлы от нефинансовых или разбивать файлы по ответственным лицам. Чтобы помочь другим использовать вашу систему цветового кодирования, создайте руководство на обычном листе бумаги размером 8 1/2 на 11 дюймов с наклейками и тем, что они должны обозначать.

Подпапки

Если у вас есть информация, которую можно легко разделить на подкатегории, вам следует использовать подпапки, чтобы помочь сохранить эту информацию. Например, если у вас есть серия файлов для каждого из 50 состояний, используйте 50 подпапок, чтобы хранить информацию отдельно в вашей файловой системе. Подпапки могут помочь вам отделить активные счета-фактуры от оплаченных счетов, разбить записи о персонале различных отделов или сохранить всю информацию для каждого заказа на покупку, сгруппированную по номерам заказа на покупку.

Держите это организованным

Создайте офисное правило, согласно которому только небольшая группа назначенных людей может извлекать файлы и класть файлы обратно в шкафы. Если вы разрешите кому-либо в компании доступ к файлам, то в конечном итоге файловые системы будут проигнорированы и возникнет путаница. Разрешить только определенным людям, знакомым с системами, извлекать файлы для тех, кто в них нуждается, и возвращать файлы, когда они будут готовы.